Kada organizacija pradeda „sirgti“?

Kai būna nepakankamumas arba per didelis organų aktyvumas.

Su organizacija viskas vyksta taip pat: jei pardavimų skyrius laiku neinformuoja pirkimų skyrių kiek reikės prekių ar žaliavų likučių, tuomet pradeda strigti gamyba nes trūksta žaliavos prekėms pagaminti arba pardavimų skyrius negali parduoti, nes nėra ką parduoti. Ligos simptomas: nekankamas žaliavų likutis arba nepakankamas prekių likutis. Sutrikusi organizacijos kraujotaka – laiku pardavimų skyriaus informacijos neperdavimas apie planuojamus pardavimus tiekimų skyriui įtakoja tolimesnius organizacijos negalavimo paaštrėjimus. Tai atsispindi tuomet, kai kraujas yra paduodamas „pompos“ principu.

Kaip jūs jaustumėtės, jei jūsų organizmo kraujotaka tai sulėtėtų, tai staiga duotų pliūpsnį? Greičiausiai nekaip. Kai kraujo nepakaktų, jaustumėtės neturintis jėgų. Kai kraujo staiga būtų „užpumpuojama“ jaustumėt per didelį energijos pliūpsnį ir norėtumėt kalnus nuversti. Su organizacija tas pats: žaliavų trūksta, nes tiekėjams susimokėti stokojama apyvartinių lėšų. Lėšų stokojama nes nėra pardavimų. Pardavimų nėra, nes gamyba stokoja žaliavų…. Netrukus organizacija sukaupė reikalingas lėšas žaliavoms užpirkti, gamyba išpildė užsakymus, pardavimai pardavė. Štai jums ir „pompos“ sindromas. Ir taip iki sekančio stygiaus. Kaip jaučiasi organizacija? Tikėtina ne kaip: pardavimų skyrius nežino kada ir ką parduos, kada gaus užsakymų, o tiekimas nežino kokių žaliavų reikia užpirkti….. Vadovybė nepatenkinta, nes nėra pardavimų.

Ką reikėtų daryti? Atsakymą pateikia sveika ir teisinga procesų valdymo sistema tinkanti tik Jūsų organizacijai. Be abejonės yra standartai, visų mūsų organizmai turės širdį, plaučius, kasą, inkstus bei kitus organus. Tačiau nežiūrint į standartinius organų išsidėstymus, Jūs esate unikalus, kiekvienas Jūsų organas turi savo ritmą ir greitį. Taip ir Jūsų organizacija bus unikali. Organizacijoje bus visa eilė standartinių procesų pavadinimų: pardavimo, gamybos, užsakymų, tiekimo ir kiti procesai. Nors pirmu žvilgsniu jie gali atrodyti standartiniai, tačiau kiekvienas procesas turės savo unikalią struktūrą, ritmą ir greitį remiantis Jūsų organizacijos veiklos sritimi, dydžiu bei pulsavimo dažniu.

Vienas iš paprasčiausių receptų kaip pradėti sveikai funkcionuoti organizacijai: atsirinkite kurie yra pagrindiniai, o kurie yra pagalbiniai procesai. Kaip atskirti kurie procesai yra pagrindiniai, o kurie yra pagalbiniai?

Grįžtant prie organizmo funkcionavimo metaforos atrodytų sekančiai: be ko organizmas negali funkcionuoti? Be širdies? Be smegenų? Be plaučių? Be kraujo? O ar gali organizmas gyvuoti be vieno inksto? Be vienos galūnės? Be dviejų galūnių? Kasą taip pat galime sutrumpinti, bet organizmas bus gyvas ir funkcionuos. Žinoma ne taip jau kokybiškai, bet jis bus gyvas. Vadinasi kasa, inkstai, galūnės atlieka pagalbines funkcijas: padeda organizmui jaustis pilnavertiškai ir kokybiškai.

Tas pats vyksta ir su organizacijos procesais: be kokių procesų Jūsų organizacija negali funkcionuoti? Ir kurie procesai jums generuoja pajamas? Tie procesai ir bus pagrindiniai. Visi kiti procesai tik padeda kokybiškai vykti kitiems procesams. Ir taip pat reikėtų kelti klausimą ar galėtų Jūsų organizacija funkcionuoti be vieno ar kito proceso. Jei atsakysite TAIP, tuomet tie procesai bus pagalbiniai.

Pavyzdžiui visi administraciniai darbai yra pagalbiniai, tačiau jokiais būdais ne pagrindiniai. Labai paprastai galima paskaičiuoti skaičiais kaip Jūsų organizacija gali prarasti pardavimus ir gali pradėti sirgti. Jūs esate penkiasdešimties darbuotojų įmonės vadovas. Įmonėje egzistuoja hierarchija, yra vadovai ir padaliniai. Tačiau jūs sau negalite leisti turėti administratorės etato, nes tai per metus kainuoja su visais mokesčiais 9600 eurų. Kas sudaro 800 eurų per mėnesį ir 5 eurus per valandą. Jums tai atrodo bereikalingas lėšų švaistymas.

Paskaičiuokime iš kitos pusės, kaip kenčia organizacija, jos veikla bei visa tai atsiliepia pardavimams. Jūsų, kaip vadovo, su visais mokesčiais valanda kainuoja 25 eurus, tuo tarpu administratorės 5 eurai. Jūs, neturėdamas administratorės pats rengiate sutartis, atliekate reikalingus pataisymus ir pakeitimus. Prie sutarties sugaištate 60 minučių. Jūsų valandos kaina yra 25 eurai. Jei jūs šį darbą deleguotumėte administratorei, kurios dar neturite, užtruktumėte 5 minutes. Skaičiuojam: jūs jau nenaudingai iššvaistėte 20 eurų (jūsų valandos kaina 25 eurai minus administratorės valandos kaina 5 eurai). Toliau: padauginam šiuos eurus iš mėnesio darbo valandų x 160 ir gauname, kad jūs nenaudingai per mėnesį tariamai iššvaistėte 3200 eurų.

Tai „užaštrintas“ pavyzdys. Be abejonės, jūs visą darbo laiką nebūnate tik prie sutarčių. Per metus tai sudarytų nei daug nei mažai: 38400 eurus. Grįžtame prie klausimo: tai vis tik ar apsimoka turėti administratorę? Tokiu būdu Jūsų profesionali ir brangi kompetencija buvo iššvaistyta pagalbinėms veikloms. Kai tuo tarpu Jūs per tą valandą laiko, kurią skyrėte sutarčiai parengti, galėjote sėkmingai megzti naudingus santykius su potencialiais klientais arba priiminėti taktinius ar strateginius įmonės sprendimus. Tai jūsų pagrindinė veikla, susijusi su įmonės valdymu. Maža to, ta valanda, kurią jūs iššvaistėte sutarčiai galėjo virsti pardavimų padidėjimu.

Metaforiškai kalbant apie organizmą atrodytų taip: širdis laikinai nustotų plakusi ir jos vaidmenį perimtų inkstai. Spėjame, kad rezultatas būtų nekoks. Organizmas būtų komoje…. Va taip laikas nuo laiko komos būsena ištinka ir organizacijas… Pamirštame pagrindinius procesus, veiklas ir puolame atlikinėti pagalbinius darbus. O po to stebimės: kaži kodėl nėra pardavimų?….

Visur Visatoje, gamtoje yra protingai sudėlioti funkcionavimo dėsniai. Jei tik bandom juos pažeisti arba nesilaikom, iš karto prasideda ligos, katastrofos ar net ištinka badas. Tas pats ir su organizacija: pirmiausiai turim suprasti ir suvokti dėsnius – kas yra pagrindiniai ir pagalbiniai procesai ar veiklos. Ir toliau dėlioti sveiko procesų funkcionavimo sistemą: pagrindinių procesų veikėjai, dalyviai turėtų atlikinėti tik pagrindines veiklas, o pagalbinės veiklos deleguojamos pagalbinių procesų dalyviams.

Tik tuomet organizacija turės AUGANČIUS rezultatus: pardavimus bei pelningumą.

Pagarbiai, dr. Diana Satkutė, info@dilodi.lt