PROCESŲ ŽEMĖLAPIAI – MITAS AR NAUDA?
Kai norime pastatyti namą, nuo ko pirmiausia pradedame? Mes puikiai suprantame ir suvokiame, kad namas turi turėti sienas, langus ir duris, turi būti grindys ir pamatai. Mes patys ant popieriaus lapo galime nupiešti įsivaizduojamą namą ir surinkti statytojų komandą, kad mums pastatytų. Tačiau taip nesielgiame? Nes statytojams reikės labai konkrečios informacijos: detalių ir smulkių kiekvienos konstrukcijos matmenų, kiekvienos konstrukcijos medžiagų aprašymo bei sudėtinių dalių. Ir svarbiausia: reikės projekto etapų ir eigos. Sąmoningai pavartojau žodį „projektas“. Kas yra projektas? Projektas – tai didelės apimties veikla, kurią skaidome į etapus. Grįžtant prie statytojų – ko jie prašys? Jie prašys detalaus namo projekto. Vadinasi, mums reikės projektavimo paslaugos, reikės padaryti namoprojektą, t. y. suprojektuoti namą. Statytojai tik tuomet pradės statyti namą, kai turės detaliai parengtą projektą, suprojektuotą namą. Remiantis turimu projektu, bus galima sužinoti medžiagų poreikį, suburti reikalingų darbuotojų komandą, suplanuoti, per kiek laiko norėsime pastatyti namą, išskaidyti etapus.
Lygiai tas pats ir su organizacija. Organizacijos procesų žemėlapiai – tai organizacijos pagrindai, organizacijos projektas. Klausimas: kodėl organizacijos pirmiausia susikuria, o tik po to, kai jau nebesuvaldo esamos situacijos, sugalvoja, jog reikia organizacijos projekto – procesų žemėlapių. Įsivaizduokite, jog pastatėte namą be projekto. Jei paklausite, kaip taip galima? Atsakysiu – be abejonės, galima. Jūs puikiai suprantate, jog namas turi turėti grindis, sienas, langus ir duris. Nuo to ir pradėjome: paprasčiausiai galite nupiešti ant popieriaus lapo ir pateikti statytojų komandai. Koks galutinis rezultatas? Namą, be abejonės, turėsime, tačiau sienos bus nelygios, grindys taip pat. Gali tekti pavargti norint įstatyti langus ar duris, nes trukdys nelygumai. Ilgainiui gali atsirasti plyšių ar tarpų tarp sienų ir langų bei durų. Galiausiai – ilgai užtruksite statydami namą, nes organizuoti darbus bus gana sudėtinga, jie vyks chaotiškai.
dr. Diana Satkutė